Gerenciamento de projetos com o Teambox

Desde a metade do ano passado, eu venho trabalhando com uma ferramenta de gestão de projetos chamada Teambox. Essa ferramenta somou-se ao Pipedrive e ao Wunderlist nas ferramentas que me auxiliam a produzir mais e melhor, trazendo organização e métodos aos processos do dia-a-dia na empresa.

Aliás, antes de falarmos do Teambox, eu quero reforçar: o maior problema que encontro nas consultorias de lojas virtuais é justamente a falta de organização. Eu brinco com os clientes que “casa de ferreiro, espeto de pau”, porque muitas vezes eu mesmo “tenho tudo na cabeça” e esqueço de colocar as coisas no papel e ordená-las por prioridades e urgências. Mas não dá pra manter assim por muito tempo. À medida que sua empresa cresce, seja em tamanho seja em reputação, você não pode ficar sujeito a um esquecimento ou a um erro por algo não ter ficado bem claro ou a, pior, perder prazos nos projetos porque não sabia que tinha que ser feito.

Se você ainda não tem sua empresa organizada, ainda que seja ao menos na velha agenda de papel, é hora de começar. Depois que você tiver dado os seus primeiros passos, o Teambox vai poder te ajudar muito na gestão das tarefas e decisões em seus projetos. Vamos a ele!

O Teambox tem uma versão gratuita com direito a 5 projetos ativos por empresa, cada um com 5 membros. Se você é uma empresa pequena, com menos de 5 colaboradores, não precisa nem se preocupar com um plano pago, pois o plano Free certamente lhe atenderá bem. O detalhe é que os membros não precisam ser da mesma empresa, o que dá possibilidade de incluir prestadores de serviço e fornecedores aos seus projetos.

Eu utilizo bastante essa técnica aqui na Gugliotti Consulting, centralizando os projetos no Teambox e incentivando as empresas com quem tenho consultoria fixa a adotá-lo. Assim, basta que eles me incluam na organização que eles criaram no software que eu já terei acesso aos seus projetos, podendo ter permissões de administrador, membro ou apenas participante. A empresa pode também selecionar apenas alguns projetos para dar acesso, deixando bloqueados outros projetos para aqueles que são de fora do time.

De uma maneira simplificada, cada organização tem seus projetos e cada projeto tem suas tarefas, conversas e notas. As tarefas centralizam as listas de tarefas (objetivos a serem cumpridos), com as tarefas em si dentro delas, na forma de cards, com proprietários, prazos, prioridades, arquivos e ainda possibilidade de informar as horas gastas para cumpri-las. As conversas e as notas são exatamente o que os nomes se referem, um espaço para centralizar as conversas entre a equipe e outro espaço para centralizar as informações críticas, em notas separadas e editáveis, com controle de versão.

O legal do Teambox é que você pode ver todas as suas tarefas em uma tela única. O meu navegador já está configurado para abrir o Teambox todo dia de manhã e ao clicar em Todas as Tarefas ele já me traz as tarefas que eu tenho para aquele dia, fazendo com que eu possa me programar. Há também a possibilidade de ver as etapas dos projetos em um calendário ou em um gráfico de Gantt, dando chance para que vários tipos de pessoas encontrem no Teambox o seu software ideal para gerenciamento de projetos.

E você, utiliza algum software de gestão de projetos? Qual? Conte sua experiência nos comentários.