Planejamento para 2014 – parte 2 – Estruturando o plano

Em setembro, começamos mais uma série de artigos falando sobre lojas virtuais. Nessa, dividida em três artigos, apresentamos os passos para pensar no planejamento de sua loja virtual para 2014. Se você perdeu o primeiro artigo, dê uma olhada e saiba como analisar o mercado de sua loja virtual.

Ainda dá tempo! Muitas pessoas começam a dizer que “o ano já acabou” mas na maioria das vezes é só uma desculpa para esperar chegar o Natal, Ano Novo, mais um verão, um Carnaval e simplesmente postergarem suas ações e perderem tempo, adiando o que pode ser feito agora. Se você também começa a acreditar nisso, essa é a hora de romper a corrente e remar contra a maré. Até o final do ano ainda temos mais de dois meses e isso é tempo suficiente para você rever seu passado e pensar em seu futuro.

Se você chegou agora, dê uma olhada no artigo anterior e recupere o passo. Se você já estava aqui no mês passado, espero que tenha conseguido cumprir as sugestões e que agora tenha em mãos os tópicos de seu planejamento para 2014, ainda que um pouco bagunçados e estruturados por linhas meio tortas. A partir desse ponto, vamos tentar dar ordem ao caos!

1) Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças

Sim, estou voltando nesse ponto. Já falei em artigos anteriores, falei bastante em meu livro “Lojas Virtuais com Magento”, falei no primeiro artigo dessa série e falo de novo. Infelizmente, acho que falarei sobre a matriz SWOT por muitos e muitos anos. Não apenas por ela ser uma forma fácil de se basear o planejamento mas porque a maioria dos empreendedores não têm esses quatro pontos em mente. Não dá pra iniciarmos um planejamento sem sabermos onde estamos e quem somos. Então, a ideia agora é organizar todos aqueles rabiscos no papel e começar a traçar os cenários possíveis.

• Quais são suas forças? O que você e sua empresa, seu time fazem de realmente bom? Onde vocês têm diferenciais que podem fazer com que vocês estejam à frente do mercado?
• Quais são suas fraquezas? O que você e seu time têm de fraco? Quais são os pontos onde vocês não conseguem render, não conseguem ir além do convencional ou até mesmo ficam muito aquém do necessário? Quais são as pedras no caminho da sua empresa?
• Você consegue listar as oportunidades (lembrando que oportunidade tem que ser viável e dar retorno financeiro)? O que você está vendo no mercado que pode ser uma fonte de negócios para você?
• Você já listou as ameaças? Quais são os pontos que você consegue identificar que serão potenciais problemas para o seu negócio e que você deve ter atenção total?

A partir desses quatro pontos, você pode montar a matriz SWOT, como mostrada na imagem (tirada do meu livro), com as forças (maximizar internas), fraquezas (minimizar internas), oportunidades (maximizar externas) e ameaças (minimizar externas). Nessa você consegue trabalhar de forma mais ampla, usando as forças para potencializar as oportunidades e minimizar as ameaças enquanto previne que as oportunidades sejam atrapalhadas pelas fraquezas ou que até mesmo as ameaças sejam reforçadas pelos pontos fracos. Esse modelo é a base para o próximo tópico e você deve seguir adiante apenas após ter essas quatro caixas bem definidas.

2) Horizontes de curto e médio prazo

Tendo o ponto de partida e os cenários organizados, você pode saber onde consegue chegar. É a hora de traçar os horizontes de curto e médio prazo e dar o direcionamento de sua jornada em 2014. Como você sabe onde você está e conhece as suas potencialidades e dificuldades, você deve estruturar de uma maneira clara o que você consegue fazer no curto prazo e o que consegue fazer no médio prazo.

O maior erro de um empreendedor é querer abraçar o mundo e conquistar mais coisas do que pode, de uma só vez. É melhor você conquistar uma coisa de cada vez, subindo degrau por degrau em uma escalada constante do que querer subir toda a escada pulando de quatro em quatro degraus. Nesse momento, a honestidade é a característica mais importante do empresário e você deve avaliar de maneira objetiva o que consegue fazer e quais são os meios para conseguir. Para adotar seus horizontes de curto prazo, adote o período de três meses, enquanto para o de médio prazo, utilize 12 meses. O longo prazo, ou seja, além de um ano, está propositalmente fora desse planejamento.

Perceba também que os horizontes podem ser meio vagos, você ainda não precisa ser específico já que essa tarefa ficará por conta do próximo tópico. Um bom exemplo de horizonte de curto prazo é “implantar um catálogo com na linha de beleza e cosméticos” enquanto um horizonte de médio prazo pode ser dado como “completar o catálogo com todos os produtos e gerar vendas suficientes para tornar a operação rentável”.

3) Metas e objetivos

A definição dos horizontes vai desembocar nas metas e objetivos. Metas são algo ainda mais preciso e específico e devem conter os pontos a se atingir e como eles serão realizados. Não é à toa que existe um acrônimo em inglês para definir boas metas: elas devem ser SMART. Smart significa Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Timeable ou em português, específica, mensurável, atingível, relevante e temporal. Eles devem ser definidas em um formato que possam ser medidas e conquistadas e não podem ser vagas.

No exemplo anterior do horizonte de curto prazo, uma meta pode ser dada como “implantar um catálogo com 50 produtos, na linha de beleza, englobando as marcas X, Y e Z, até 31/03/2014”. Ela é específica e mensurável, além de temporal. Para que possa ser atingida, é preciso cadastrar 10 produtos em janeiro, 20 em fevereiro e 20 em março e é relevante pois dará suporte para as vendas no período, com campanhas de marketing específicas, impactando no resultado. Talvez você não consiga desdobrar suas metas nesse nível de precisão para todo o ano, mas ao menos as metas do curto prazo já devem ser definidas e você pode revisitar as metas a cada 3 meses.

4) Planejamento financeiro

Com base nos horizontes e nas metas, você saberá se seus recursos serão suficientes. Lembre-se: recursos são finitos e escassos e muitas vezes eles não podem ser realocados com facilidade. A partir do planejamento, você saberá como equilibrar os recursos entre os diferentes objetivos e poderá concentrá-los nas coisas realmente importantes. Sabendo como os recursos estão distribuídos, você pode programar-se financeiramente, contratando ou dispensando colaboradores, locando mais espaço ou se desfazendo de recursos ociosos. Mais importante, você poderá tomar essa decisão antecipadamente, com muito mais qualidade e tranquilidade.

Você já deve ter feito isso na hora de traçar os horizontes, mas especialmente no planejamento financeiro é essencial que você tenha dois cenários, um otimista e outro conservador. Infelizmente, nós sempre temos uma tendência a sermos mais otimistas do que o mercado realmente se parece e acabamos investindo recursos de forma desleixada. Ao montar seu planejamento financeiro, estruture um plano conservador, mais seguro e gastos e receitas mais próximas do chão. Paralelo a isso, monte um plano otimista em que você poderá ousar um pouco mais e brincar com os números.

Durante o ano, compare o orçado versus realizado e verifique como seus palpites se comportaram e o que pode ser feito para melhorá-los, seja se você estiver mais próximo da linha otimista ou da linha conservadora. Se você fizer isso bem feito (e acredite, mais da metade vai errar esse planejamento), suas decisões terão uma qualidade muito maior e os erros serão administráveis.

Planejamento organizado, hora de partir para a preparação dos recursos, no próximo artigo. Até lá!